为了加强我校人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，保证档案材料的完整真实，更好地为高校改革发展服务，为组织人事部门考察了解干部和选拔人才提供依据。根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》的通知，制定本规定。
一、档案材料收集范围
1、在工作中形成的简历表、各类人员登记表，由人事处布置填写的干部履历表。
2、考察、考核干部、工人工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，述职报告，年度考核表，后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
3、审计工作中形成的有关材料：主要是涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。
4、国民教育、成人教育（大中专）和党校学习中形成的材料：报考登记表、学习成绩表、教育实习评价表、毕业生登记表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定，博士后研究人员工作期满登记表等材料。
5、评定专业技术职务资格（考试）形成的材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，重新确认专业技术职务任职资格审批表等材料。
6、教职工创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
7、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
8、更改姓名、民族、出生年月、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。
9、中国共产党入党志愿书（已批准转正的），入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料。
10、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料。
11、加入民主党派的有关材料。
12、表彰奖励形成的材料：劳动模范、先进工作者，有突出贡献专业技术人员、优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者，优秀党、团员等审批（呈报）表，先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
13、纪检监察等部门形成的材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书，复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。
14、组织部、人事处工作中形成的材料：处级（科级）干部任免审批表、组织鉴定考察材料；定级定工资材料，退（离）休审批表等材料。
15、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
16、办理工资及有关待遇等的材料：大中专毕业生转正定级审批表，各种工资变动审批表，享受专家特殊津贴的呈报表，解决各种待遇问题的审批表等。
17、办理出国（出境）政审的材料：因公出国（出境）审批表和审查批件，出国人员备案表，在国内外表现情况材料或鉴定材料等材料。
18、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表，委员简历，政绩材料等。
19、健康检查的材料；有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残的诊断书，确定致残等级和有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
20、办理丧事的材料：病故抚恤通知，非正常死亡的调查报告等材料。
21、其他有参考价值的材料。
二、档案材料收集鉴别方法
1、形成人事档案材料部门，在形成材料后二十天内，应及时派专人将材料送交到人事档案室归档。
2、人事档案管理人员，对有关部门送交的材料要认真鉴别把关，发现送交人事档案室归档的材料不符合归档要求的，及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成材料的部门，有责任按规定认真办理。
三、材料归档要求
1、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
3、人事档案材料的载体必须使用a4规格的办公用纸，材料左边应留出2—2、5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。特殊情况须存复印件的，要有主管部门的签字盖章认可，方能归档。
4、不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可予适当处理。凡销毁材料，必须逐份登记，并报主管负责人批准。
5、对违反本规定，涂改，伪造人事档案材料人员，追究责任人责任，视情节轻重按有关规定处理。
6、各有关部门，每年要对送交的材料进行一次检查，发现有需要归档的材料，应及时送交人事档案室归档。
