一、要专设人事档案库房，库房面积每千卷档案需20—25平方米。库房必须坚固适用，安装防盗窗、防盗门，配备铁质的档案柜和去湿、防光、防高温等各种设备，达到“六防”要求。
二、人事档案管理要做到库房、阅档室、工作办公室“三室分开”。
三、档案库房必须保持清洁卫生和适宜的温湿度，库房内不得存放除档案以外的物品，档案柜要存放整齐，切实做好防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温工作。
四、每半年按档案登记卡片的顺序号来全面检查核对档案一次，及时登记核实统计情况，发现放错位置和缺少的，要及时纠正查找，定期投放防虫药物。
五、实行专人负责保管，非管理人员不得随意进入库房，需要查阅档案者必须在查阅室查阅。
六、档案管理人员本人及其在我校工作直系亲属的档案一律由处领导指派专人负责保管，任何个人不得私自保存他人档案。
七、提供档案材料要实行登记手续后才能提供利用。
八、整理装订档案要在安全保密的地方进行，清除的重份材料和无保存的材料，及时转有关部门。
九、档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
十、保护好档案，下班时全面检查库房，把所有电源关闭，门窗
关好后，才能离开。
