关于印发《广西师范大学学生人事档案管理办法》的通知
广西师范大学学生人事档案管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范学生人事档案管理，不断提升学生人事档案工作管理水平，充分发挥学生人事档案在学生学习生涯（教育教学、日常管理等）及事业发展（创业、就业、升学等）中的作用，实现学生人事档案管理的规范化、制度化和科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案材料收集归档规定》和国家有关规章制度规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 学生人事档案是指学校在学生教育教学管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第三条 学生人事档案是学校档案的重要组成部分，是用人单位选拔录用毕业生时，全面了解其学习、工作、生活和成长情况的重要依据。
第四条 学生人事档案管理主要包括档案接收、审核、收集、整理、归档、保管、利用和转递等八个方面的工作。学生人事管理档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作法规和制度，确保学生人事档案的齐全、完整、准确与安全。
第五条 学生人事档案管理应当依规依法管理，遵循真实性、完整性、规范性、安全性的工作原则，实行分级负责、集中管理原则。全校全日制学生人事档案由档案馆统筹管理；组织部、学生工作部（处）、研究生工作部/研究生院、校团委、教务处、校医院等单位协助管理，落实档案“谁产生谁审核谁负责”职责；档案馆、各学院（部）应当把学生人事档案管理工作纳入本单位的管理制度和工作计划，纳入有关工作人员的岗位职责考核，要结合学生人事档案工作，布置、检查、总结本单位工作。
第二章 管理体制和职责
第六条 档案馆设学生档案室，负责统筹全校学生人事档案管理工作，落实国家和学校档案管理规定，指导和监督全校学生人事档案管理，集中统一保管学生人事档案。其职责是：
（一）制订和健全学生人事档案工作制度；
（二）保管学校全日制高等教育的本科生和研究生的学生人事档案和滞留的学生人事档案；
（三）接收、鉴别、整理学生人事档案材料，建立学生人事档案；
（四）办理学生人事档案查阅和转递等服务工作；
（五）做好学生人事档案的安全、保密和保护工作；
（六）提高学生人事档案管理信息化与服务水平。
第七条 各学院（部）应明确一名负责人分管学生人事档案工作，并配备与学生人事档案工作相适应的工作人员，负责本单位学生人事档案材料的收集、补充、审核、整理、保管、移交等相关事宜。组织部、学生工作部（处）、研究生工作部研究生院、校团委、教务处、校医院等部门做好相应的学生人事档案材料的过程管理与监督，确保材料的真实与安全。
第八条 各学院（部）学生人事档案工作职责：
（一）制定和健全本单位有关学生人事档案工作制度，确保学生人事档案工作纳入学生工作计划、管理制度和从事学生管理工作人员的职责考核；
（二）解决学生人事档案工作中设备、场地等实际困难；
（三）依据档案管理要求，督促、指导做好本单位学生人事档案材料的填写、收集、补充、审核、整理、保管、移交等相关事宜；
（四）落实学校学生人事档案各项工作任务。
第九条 各学院（部）负责在新生报到后两个月内，及时按要求向档案馆移交新生档案材料，并开展好党（团）员档案材料等审核工作在毕业生离校前按要求向档案馆移交毕业生档案材料。研究生院、教务处应在学生学籍变动文件下发后一个月内送交档案馆学生人事档案室。
第三章 档案的管理和检查
第十条 学院（部）应完善档案管理硬件设施，改善档案保管与存放条件，确保学生人事档案的安全性、真实性，维护学生人事档案管理的严肃性。学生人事档案管理人员如发生工作变动，应当及时做好档案管理工作的交接手续。
第十一条 根据档案管理要求收集归档的材料，任何人不得随意涂改、抽取、销毁。凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生人事档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，将追究当事人的法律责任。
第十二条 学校不断改进和完善学生人事档案管理的规章制度，加强学生人事档案管理队伍建设，定期组织业务培训，不断提高学生人事档案管理工作水平，推进学生人事档案管理工作的标准化、规范化和科学化。
第十三条 每年毕业生派遣前和新生入学后的两个月内，学校部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作。
第十四条 学校每年不定期到学院（部）及相关单位检查涉及学生人事档案管理规范性和安全性的工作，及时发现和纠正学生人事档案管理中存在的问题。
第四章 学生人事档案的按收和审核
第十五条 新入校学生的档案材料，由学生人事档案工作人员负责接收、审查、整理、保管。
(一）新入校本科生档案材料一般由学生原所在档案管理单位提供（提供档案的部门须用专用档案袋密封并加盖密封章)，学生提取档案后本人携带到校（不可拆封)，于开学报到时由各学院（部）负责接收、登记、核对（与档案袋列明材料内容进行清点核对)、审查、整理和归档。
(二）新入校研究生档案材料由原档案管理单位以机要件投寄或中国邮政特快专递（ems）高校学生人事档案专用通道（拒收平邮或自带）至学校档案馆学生人事档案室，档案馆负责接收登记，各学院（部）负责审查、整理、归档。对原档案未调入学校的研究生，各学院（部）要在档案馆的指导下建立其在读期间的个人档案材料。
(三）各学院（部）学生人事档案管理人员须及时处理档案审查中发现的问题，学生人事档案未密封的，各学院（部）不予接收、整理、归档，并告知学生须将档案退回原档案管理单位审查无误、密封完整后，以机要件投寄或中国邮政特快专递（ems）高校学生人事档案专用通道投寄方式寄回档案馆再开展审查、整理和归档。档案材料有问题、缺失的，要及时告知学生回原档案管理单位办理材料催调补齐手续。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案袋目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。
第十六条 新入校学生人事档案审核内容:详见学生人事档案材料的收集和归档第一条，请注意其档案材料的真实性、准确性和完整性。
第十七条 各学院（部）对转入学生人事档案按照第一条和第二条要求审核通过后，及时换装学校统一且规范的学生人事档案专用袋，并按要求填好档案袋内容信息后向档案馆移交存档手续。
第五章 学生人事档案材料的收集和归档
第十八条 为适应国家人事管理工作需要，在校期间学生人事档案应及时收集、整理，不断充实完善。学生离校时各学院（部)、各单位归档的学生人事档案一般应包含以下材料:
(一）入学材料:新入学的本专科生档案材料，一般应包括中学学籍材料、高考报名登记表、高考体检表、入团申请书及志愿书等材料，专科、中职期间材料(含实习鉴定表、学生成绩表、毕业生登记表、升本审批表等)。其中教务处负责网上招生的电子档案生成的报名登记表、体检表、志愿表等信息打印纸质文档并转至档案馆，由各学院（部）放入新生档案袋存档。
新入学的研究生除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表、体检表、政审表、入学考试成绩等材料。
(二）成绩材料:各学习阶段主修、辅修各类课程学习成绩单等材料。
(三）学籍材料:各学习阶段学籍卡（含入学、毕业、结业、肄业、退学、转学、休学、复学等学籍材料)。
(四）鉴定材料:各学习阶段鉴定表、品行鉴定等材料。
(五)毕业材料:高校毕业生(毕业研究生)登记表等材料。
(六）学位材料:各学习阶段学位授予材料。
(七）奖励材料:在校期间获得校级及以上表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生（研究生）干部、优秀团干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号，国家奖学金、国家励志奖学金等奖学金材料及其他获奖材料。
(八）处分材料:在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分文件。
(九）组织材料:主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
(十）国外(境外)学习材料:在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。
(十一)工作材料:入学前参加工作期间的工资、考核、职务(职称)、劳动合同等材料。
(十二）应征入伍等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
(十三）更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
(十四）健康材料:毕业生体检表等。
(十五）其他有价值的材料。
第十九条 各学院（部)、各单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。
(一）归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的,应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如查审结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有本人的签字;特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文子材料应当有本人签字。
(二)归档材料应使用规范的a4规格办公用纸，材料左边应留出2厘米的装订边。材料文字一般是使用黑色水性笔或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
(三)归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
(四)学生毕业时，各学院（部）检查学生人事档案材料齐全、完整、准确无误后密封，粘贴密封签，并在档案袋骑缝线加盖学院（部）公章后向档案馆办理移交手续。
第二十条 各学院（部）党委负责学生党员档案的建立工作(包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档等)。如为在校期间建立的正式党员和预备党员的党员档案，应于学生毕业当年经各学院（部）党委审核无误后，向档案馆办理移交手续。
新生党员如为正式党员，其党员档案在开学2个月内经各学院（部）党委严格审核后由档案馆保管;新生党员如为预备党员，其党员档案由各学院（部）党委管理（包含材料的审核、补充、完善、整理、保管、归档等)，并于学生毕业当年经各学院（部）党委审核无误后，向档案馆办理移交手续。
各学院（部）分团委负责学生团员档案的建立工作（包含材料的审核、补充、完善、整理、归档等)，如有在校期间建立的团员档案，由各学院（部）分团委审核无误后，向档案馆办理学生团员档案移交手续。
校党委组织部负责培训、指导、监督和检查各学院（部)党委的学生党员档案工作。校团委负责培训、指导、监督和检查各学院（部）分团委的学生团员档案工作。
第二十一条 对不符合归档要求的档案材料，档案馆可拒收，并要求限期整改后及时归档。
第二十二条 在做到档案材料应归尽归的同时，任何单位和个人，不得将不属于归档范围的材料归入学生人事档案。
第六章 学生人事档案保管
第二十三条 本科生新生人事档案由各学院（部）收集后在本单位审核和整理，并于新生报到结束后的两个月内向档案馆移交。研究生新生人事档案由档案馆组织安排各学院（部)到档案馆审核和整理完毕后向档案馆移交。
第二十四条 档案移交前，各学院（部）利用学生人事档案管理系统录入相关信息，按要求向档案馆移交新生人事档案。
第二十五条 在校期间形成的各类学生人事档案材料，由各学院（部）学生人事档案工作负责人收集、审核、整理、保管，于学生毕业离校前向档案馆移交归档。
第二十六条 档案馆应认真做好学生人事档案材料接收工作，接收的学生人事档案应及时进行核查、整理和统计，专柜规范存放。
第二十七条 档案馆要严格执行档案的安全和保密制度。
(一)非档案部门工作人员，未经许可，一律不得进入档案库房。
(二）做好办公室和库房的安全检查工作。
(三）档案柜应编顺序号，各库房、各类档案均应标有档案存放示意图。
(四)对档案定期进行安全检查，做好八防（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）工作。
(五）库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂物品，要保持整洁。
(六)在档案柜内放置驱虫防霉药物，每学期检查一次虫、霉情况，发现虫、霉应及时处理。
(七）借阅档案应当面注销，及时入库。每年对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。
第七章 学生人事档案的查阅与利用
第二十八条 从事学生教育与管理工作的有关部门和学院（部）负责人、辅导员、导师等相关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生人事档案，并按规定予以登记。
校外人员因工作需要查阅学生人事档案，应当由2人以上持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，并按规定予以登记。
各学院（部）只能查阅本学院（部）的学生人事档案，查阅其他单位学生人事档案，应经有关单位分管负责人和档案馆分管领导批准后，方可查阅，并按规定予以登记。
档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。
第二十九条 查阅学生人事档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第三十条 学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因(如入伍、毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人个别档案材料，应当由学生本人提交书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学院(部)分管负责人批准签字盖章后，由档案管理人员按规定办理，复印的材料加盖档案章，原件一律不准借出。
由他人代办的，还需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理和登记。
第三十一条 任何个人不得查阅或借用其直系亲属的学生人事档案。
第八章 学生人事档案的转递
第三十二条 学生人事档案在校外转递必须严格密封后通过国家规定渠道寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第三十三条 毕业生档案的转递，分别由档案馆、学生工作部（处)、研究生工作部统一部署，由学院（部）具体负责收集档案转递去向报学生工作部（处)、研究生工作部，并按以下规定形成就业方案:
(一）已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，其档案按有关规定转递到用人单位或人才服务中心，若用人单位(私营企业、外资企业或自主创业、从事自由职业等）无档案保管权限，档案可寄送至就业地或原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供人事代理服务。
(二）考取硕士、博士研究生的毕业生，考取校外的其档案寄送至录取院校;考取校内的其档案仍在学校档案馆保管。
(三）未落实就业单位或暂缓就业的毕业生，其档案需按规定寄送至原籍或家庭所在地人事管理部门，也可根据实际情况选择各省市公共就业和人才服务机构等。
因学校不具备毕业生人事关系代理及档案管理资质，原则上不建议毕业生将档案留在学校存放。因特殊情况确有需要的，可向学生工作部（处)、研究生工作部申请档案暂由学校保管，保管期限最长为2年。2年内未办理档案转递手续的，其档案由学生工作部（处)、研究生工作部向档案馆提出转递要求，发回原籍所在地就业管理部门指定的公共就业和人才服务机构。
(四）毕业生原所在学院（部)应指导毕业生查询、确定毕业生档案转递去向，档案转递去向信息经学院（部）汇总后上报学生工作部（处）和研究生工作部。毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到，如未收到，应及时向原所在学院（部）反映。
学生工作部（处)、研究生工作部在学生人事档案批量投递前，每年分批次向档案馆提交毕业生就业方案（纸质版与电子版)，如个别有特殊需求修改的，应在档案投递前2天及时将毕业生就业变动方案以书面和电子文档形式报送档案馆。
(五）如遇学校或上级相关文件或政策调整，以最新文件或政策的要求为准开展档案转递工作。
第三十四条 由其他学校转入我校的学生，其档案签收、审核、整理与移交按第四章、第五章的规定办理。
第三十五条 学生因结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，学生所在学院（部）应及时整理好其档案，征求学生本人或家长意见后，填写《档案转递申请表》后向档案馆提交，档案馆凭转递申请表手续办理转递工作。
第三十六条 当年未报到入学的新生，由学生本人向档案馆申请其档案转回学生人事档案来源单位。
第三十七条 因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，由学校档案馆保管。
第三十八条 毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成档案遗失，相关学院（部）应及时协调档案馆采取相应补救措施。
第三十九条 转出学生人事档案时，不得扣留任何档案材料。
第四十条因校内单位未按时归档，导致档案材料未能按时转递,由相关单位自行负责未按时归档的档案转档事宜。
第四十一条 由于学生本人提供档案转递地址错误，导致档案被退回或拒收的，由学生本人承担责任。
第四十二条 档案转递移交时，由档案馆与中国邮政速递物流股份有限公司桂林市分公司双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。
第四十三条 转递学生人事档案时，档案馆负责填写《转递学生人事档案通知单》，并加盖学生人事档案室公章后归入学生人事档案，收到接收单位回寄的《转递学生人事档案通知单》(回执）时，要整理保存，及时录入相关信息，以备查考。
第九章 附则
第四十四条 本办法适用于学校全日制普通本科生、硕士研究生和博士研究生的档案管理。
第四十五条 本办法自发布之日起施行。原《广西师范大学学生人事档案管理实施细则》（师政办〔2018〕10 号）同时废止，学校原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第四十六条 本办法由档案馆、组织部、学生工作部（处）、研究生工作部/研究生院、校团委、教务处等按职责对相应条款进行解释。
